Op wie is deze verklaring van toepassing?

Deze verklaring werd opgesteld voor en door COGIVA BVBA [0632.804.640] en de COGIVA groep BVBA [0632.804.541].

Putsebaan 43, 3140 Keerbergen • 015 800 679 • welkom@cogiva.be

Deze verklaring geld voor het hele bedrijf, alle communicatie- of administratietools (alle websites, sociale media, CRM, project management, CMS, etc.) van COGIVA en COGIVA groep en tevens op elke zaakvoerder, bestuurder en/of medewerker.

Let wel, voor sommige delen van de communicatie of administratie maken we gebruik van externe partners, hierbij kan ook hun privacy verklaring van toepassing zijn.

Wie kan ik contacteren, en hoe?

Alle vragen i.v.m. uw privacy worden behandeld door de door ons aangestelde zogeheten “data protection officer”. Deze persoon is verantwoordelijk voor het luik ‘privacy’ binnen COGIVA.

Data protection officer: Paul Cordier

Telefonisch via: +32 (0)495 230 101
Per mail via: paul@cogiva.be 

Uw persoonlijke gegevens bij onze organisatie.

Wij verzamelen gegevens voor de goede werking van onze organisatie. Dat kan zeer praktisch zijn (bvb. voor het versturen van pakketjes), administratief (bvb. boekhouding) of promotioneel (wanneer u zich inschrijft voor een nieuwsbrief).

Logischerwijs, wanneer u een aankoop doet, contact neem via het contactformulier of u zich inschrijft op onze nieuwsbrief, hebben wij bepaalde gegevens van u nodig.

Let wel, via onze sites en events verzamelen wij data van potentiële kopers voor huidige en nieuwe projecten.

Welke gegevens verzamelen we?

Afhankelijk van de grondslag en het doel, gaat het doorgaans om volgende gegevens:

Uw persoonlijke gegevens: Naam, voornaam, geslacht, ta(a)l(en)
Uw contactgegevens: Postadres, telefoon (vast en/of mobiel), e-mail
Eventuele bedrijfsgegevens: postadres, telefoon (vast en/of mobiel), e-mail, fax, BTW-nummer en/of ondernemingsnummer

Via onze website verzamelen wij tevens ook deels geanonimiseerde gegevens, zoals IP adressen of browsergegevens. Deze gebruikersstatistieken wenden wij aan om onze websites te monitoren en verbeteren. Voor het verzamelen van deze gegevens maken we tevens gebruik van een externe partner gespecialiseerd in het verwerken en verzamelen van bezoekers statistieken.

Waarom verzamelen we gegevens?

Wij leggen u graag uit met welke redenen, grondslagen of doeleinden wij uw gegevens verwerken.

- Voor onze projecten; Indien u interesse toont in één van onze projecten, nemen wij dat graag mee op in onze databank. Zo kunnen we, zolang het project niet verkocht is, op tijd en stond even navragen of u nog steeds interesse heeft. Wij vragen u steeds de toestemming om u en uw interesse ook langer op te slaan in onze databank. Wanneer wij een nieuw project lanceren in dezelfde regio kunnen wij u dan ook opnieuw contacteren. LET WEL, indien we voor de verkoop exclusief samenwerken met een makelaar, achtten wij het eveneens toegestaan dat wij uw interesse in een eerder project doorgeven aan deze makelaar, zodat die u in onze naam kan contacteren. Het doorgeven van uw gegevens is echter onder stricte voorwaarden, de makelaar in kwestie mag deze gegevens enkel en alleen aanwenden voor de verkoop van ons project, voor zolang wij met de makelaar in kwestie een overeenkomst hebben. Het is de makelaar dus niet toegestaan uw gegevens te gebruiken en te bewaren in een eigen mailinglijst omtrent eventuele andere acties of potentiële verkopen. U mag ook steeds aangeven wanneer u wenst dat wij uw gegevens niet aan een makelaar mogen doorgeven.

- Voor algemene communicatie; wanneer u e-mail of andere berichten naar ons verzendt, is het mogelijk dat we die berichten bewaren. Soms vragen wij u naar uw persoonlijke gegevens die voor de desbetreffende situatie relevant zijn. Dit maakt het mogelijk uw vragen te verwerken en uw verzoeken te beantwoorden. De gegevens kunnen in zo’n geval worden opgeslagen. Wij zullen deze gegevens niet combineren met andere persoonlijke gegevens waarover wij beschikken. Wij verzamelen de gegevens voor de goede werking van onze organisatie. Dit stelt ons in staan vakkundig te kunnen communiceren, onze gespreksgeschiedenis te raadplegen indien nodig, en te voldoen aan alle administratieve noden die binnen onze relatie van toepassing zijn.

- Voor uw gebruiksgemak; Onze websites maken gebruik van cookies (zie ook lager) en analyseren hoe onze bezoekers gebruik maken van onze site. Deze gegevens worden gebruikt om onze websites te optimaliseren.

- Voor (zelf)promotie; Op tijd en stond sturen wij promotionele nieuwsbrieven uit om onze organisatie en projecten aan te prijzen. U kan zich steeds uitschrijven uit onze mailinglijst door de link op de nieuwsbrief te gebruiken, of door gebruik te maken van uw recht op wijziging van gegevens zoals later beschreven in dit document.

- Voor (commerciële) acties; Wanneer u deelneemt aan een actie (bijvoorbeeld een evenement of een wedstrijd), dienen wij te beschikken over uw contactgegevens.

Bij bovenstaande lijst maken wij graag de aanvulling dat wij ook gegevens opslaan...

• bij een verkoopovereenkomst, zowel fysiek als digitaal;
• in functie van een gerechtvaardigd belang voor ons bedrijf;
• na een specifiek ontvangen toestemming;
• of bij een wettelijke verplichting.

Hoe bewaren wij uw gegevens?

Uw gegevens worden steeds verwerkt via een versleutelde verbinding, en opgeslagen in beveiligde databanken. Dit kan gebeuren via server-toepassingen van partners (zoals een CRM pakket), of in cloudomgevingen zoals Dropbox of Drive.

Wij maken voor de beveiliging van door ons verwerkte persoonsgegevens gebruik van uitgebreide veiligheidsprocedures, onder meer om te voorkomen dat onbevoegden toegang krijgen tot deze gegevens.

Enkel de bevoegde personen van onze organisatie hebben toegang tot deze gegevens, en onderschrijven steeds de intenties van de organisatie aangaande het beschermen van uw privacy. Zij mogen dus deze gegevens uiteraard niet kopiëren, doorgeven of gebruiken voor eigen doeleinden.

Wij houden uw persoonsgegevens niet langer bij dan nodig voor de doeleinden die in deze tekst beschreven zijn. Enkel bij wettelijke verplichting kan een langere bewaartermijn aangehouden worden.

Onze huidige databank wordt versleuteld opgeslagen in een bveiligde corporate dropbox omgeving, waar enkel de bestuurders van COGIVA toegang tot hebben.

Wat met cookies?

Onze websites maken gebruik van “cookies” (tekstbestandjes die op uw computer worden geplaatst), deels om onze bezoekers te analyseren, deels voor uw gebruiksgemak.

De door het cookie gegenereerde informatie over uw gebruik van de website kan worden overgebracht naar eigen beveiligde servers of die van een derde partij. Wij gebruiken deze informatie om bij te houden hoe u (en anderen) de website gebruikt. Deze informatie wordt verwerkt om zo onze websites te kunnen optimaliseren.

De meeste browsers zijn standaard ingesteld om cookies te accepteren, maar u kunt uw browser opnieuw instellen om alle cookies te weigeren of om aan te geven wanneer een cookie wordt verzonden. Het is echter mogelijk dat sommige of alle functies en services, op onze en andere websites, niet correct functioneren als cookies zijn uitgeschakeld in uw browser.

Voor sommige diensten van externen dienen wij tevens bijkomende cookies op onze websites te activeren. Diensten die wij kunnen gebruiken zijn CRM-pakketten, sociale media, bezoekers statistieken, vacature services, advertenties en streaming video. Wij werken daarvoor samen met externe derde partijen zoals, maar niet gelimiteerd tot, Facebook, Twitter, YouTube, Google (Plus, Maps, Analytics, Adwords), Bing, AddThis, ...

Uw, en onze rechten.

Aangezien het gaat om uw privacy, beschikt u ten allen tijde over het recht tot inzage, rechtzetting of verwijdering van uw persoonsgegevens. Hiervoor kan u ons telefonisch of via mail contacteren waarbij wij er ons toe verbinden uw aanvraag zo spoedig mogelijk te verwerken.

Het is ons recht de gegevens te gebruiken voor de doeleinden zoals eerder beschreven, en uw gegevens te delen met derden, maar dan uitsluitend in de eerder toegelichtte uitzonderingen. Diensten van externen die wij kunnen gebruiken zijn mailsoftware, cloud-opslag, CRM-pakketten, sociale media, bezoekers statistieken, vacature services, advertenties en streaming video. Voor meer informatie over de wijze waarop deze partijen omgaan met privacy dient u hun privacy voorwaarden te lezen.

Tevens, wanneer bevoegde instanties uw gegevens bij ons opvragen, zullen we daaraan gevolg (moeten) geven.

­Deze privacyverklaring is een verbinding van onze organisatie naar u toe en werd het laatst bijgewerkt op 15 juni 2018. Wanneer u met onze organisatie samenwerkt, onze website gebruikt of informatie deelt via onze communicatiekanalen, achten we dat u deze verklaring gelezen heeft, en akkoord gaat met de bepalingen die erin staan. Indien dit niet is, dient u dit tijdig te communiceren, en behouden wij -logischerwijs- het recht onze relatie niet verder te zetten.